Arquivo - é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, empresa ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução das suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes

Documento - é qualquer registo de informações independentemente do seu formato ou suporte realizado por uma organização, empresa ou indivíduo.

O documento pode servir de meio de prova/confirmação de uma situação, ocorrência ou acontecimento.