Como mencionamos, a Matriz de Eisenhower funciona a partir de uma divisão das tarefas em quatro diferentes quadrantes. O objetivo é entender quais a necessidades a priorizar, delegar e agendar. Assim, auxilia no melhor planeamento das tarefas.

Primeiro, conferir como é composta a matriz. São duas linhas e duas colunas, divididas deste modo:

1º quadrante: faça

O primeiro quadrante, localizado na linha de cima e à esquerda, trata das tarefas urgentes e importantes.

Elas definem que a ação seja tomada na hora. Ou seja, as tarefas aqui devem ser feitas o quanto antes.

Normalmente, esse quadrante envolve tarefas relacionadas a crises e entregas com prazos curtos.

2º quadrante: agende

O segundo quadrante, localizado na linha de cima e à direita, trata das tarefas importantes e não urgentes.

Os itens que estão nessa posição são aquelas tarefas que precisam ser agendadas para depois. São tarefas que precisam da sua atenção para serem inseridas em um cronograma lógico.

Assim, são tarefas ou projetos normalmente vinculados a planos pessoais ou profissionais relativos a objetivos de longo prazo.

3º quadrante: delegue

Já o terceiro quadrante, localizado na linha debaixo e à esquerda, trata das tarefas que não são importantes, mas urgentes.

São itens que surgem repentinamente e necessitam de atenção imediata.

Porém, como não são tarefas essenciais, normalmente não exigem seu tempo. Esses itens são ideais para serem delegados a outra pessoa.

4º quadrante: elimine

Por fim, o quarto e último quadrante, localizado na linha debaixo e à direita, trata de itens que não são importantes e nem urgentes.

Essas são tarefas ou, simplesmente, distrações que devem ser evitadas e, em geral, apagadas da sua to-do list.

Nesse quadrante, incluem-se itens como “verificar as redes sociais”.

São tarefas bem-vindas em momentos de pausa ou nos intervalos, mas que não devem ser encaradas com nenhuma prioridade.